就職活動のさなか、中には“内定辞退”という決断をするような場面も出てくるでしょう。
そんな時、メールでその旨を伝えなくてはいけませんが、
いざとなるとどう書いていいのかわからないもの。
では、内定辞退のおわびを伝えるメールの書き方のポイントを
チェックしていきましょう。
＜ポイント１＞メールの最初で結論を述べる
内定辞退のメールは、ビジネスメールの一種。
ビジネスメールの場合は、どれだけ解りやすいかがポイントとなるため、
冒頭で結論を書くのが重要です。
内定辞退というと言いづらい事柄なので前置きが長くなってしまうものですが、
簡単に「内定を辞退したいです」という意思が伝わる文章から始めるといいでしょう。
＜ポイント２＞辞退理由の書き方
内定を辞退する理由を書かなくてはなりませんが、
詳しすぎる内容は伝わりにくくなってしまうので、
できるだけ簡潔にするのがポイントで
例えば、
・自分の適性を改めて鑑みた結果…
・希望職種について鑑みた結果…
など、シンプルな理由の書き方でＯＫです。
＜ポイント３＞おわびこそ丁寧に
ここまでの冒頭文章や辞退理由は簡潔に書いてきましたが、
おわびの言葉は丁寧さが肝心。
内定をいただいた立場であることを自覚して書いていきましょう。
まず、内定を辞退することに対して謝罪をします。
謝罪の文章はたくさん考えられますが、文例として、
・誠に申し訳なく心よりお詫び申し上げます
このような表現がふさわしいと言えるでしょう。
次に、メールという形で内定辞退を申し出たことに対する
謝罪も書かなくてはいけません。
やはり直接訪問して辞退するのが好ましいので、
それができていないことをお詫びします。
＜ポイント４＞感謝の気持ちも忘れずに
メールの中心はお詫びの言葉ですが、就職活動の中で
担当者の方などにお世話になったことを、感謝することも伝えておきましょう。
そして、最後に、会社の発展を祈る旨の言葉も入れておきます。
内定辞退メールの文例
ここまでのポイントを踏まえた、メールの文例も参考にしてみてください。
・本文
〜株式会社 人事部 採用担当〜様
〜大学〜学部の「名前」です。
この度は、貴社への採用内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。
しかし、誠に恐縮ではございますが、この内定を辞退させていただきたく、
ご連絡を差し上げました。
この度の就職活動の中で、自身の適正について改めて鑑みた結果、
別の会社とのご縁を感じたため、心苦しい限りですが、
貴社の内定を辞退させていただきたいと思います。
貴重なお時間を割いていただきながら、このようなお返事となってしまったこと、
誠に申し訳なく、衷心よりお詫び申し上げる次第です。
本来であれば、直接お会いしなければならないところ、
メールでのご連絡を何卒ご了承いただきたく思います。
〜様を始め、貴社の採用担当の方々には大変お世話になり、心より感謝しております。
貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
ちなみに、メールでの連絡は便利ですが、
もし入社承諾書など、内定以降の手続きが終わっている場合などは、
失礼に当たることもあります。
こういった時には、電話連絡をしてから手紙を出すなど、
臨機応変に対応していきましょう。
